O Business Process Outsourcing é uma prática que se tornou tendência entre micro, pequenas, médias e grandes empresas, por conta dos benefícios atribuídos a esse tipo de serviço. Os negócios que optam por essa inovação geralmente estão em busca de serviços especializados e alguém que consiga assumir, de maneira integral, algum setor do empreendimento, como é o caso do BPO financeiro.

Nesse exemplo, gestores e líderes conseguem reduzir boa parte dos custos operacionais das áreas administrativas, e conseguem passar os seus valiosos tempos voltados ao core business da empresa.

Aqui, te apresentarei um pouco mais sobre o que é BPO financeiro e como esse serviço pode ajudar a sua empresa a crescer. Quer saber mais? Então confira!

O que é BPO financeiro?

BPO é a sigla para Business Process Outsourcing. Em uma tradução direta, seria “terceirização de processos de negócios”. No entanto, não se trata exatamente de uma terceirização da área financeira da empresa, como veremos no próximo tópico.

Na prática, o BPO financeiro é uma contratação de uma empresa que ficará responsável pela gestão administrativa do negócio, integrando com as rotinas contábeis e obrigações tributárias, permitindo um olhar estratégico sobre os valores envolvendo o financeiro, e permitindo que a marca possa crescer por meio de decisões mais seguras.

Para empresas de pequeno e médio porte, essa solução é bastante estratégica, pois como sabemos, muitos gestores não são especialistas em gestão financeira e vivemos em um país extremamente burocrático, o que complica muito a vida dos empreendedores. Dessa forma, a empresa consegue crescer de maneira segura, tomando decisões em investimentos sem ferir a saúde financeira do negócio.

Contar com um parceiro especializado que ofereça BPO Financeiro, permite ter uma visão clara, rápida e bem embasada  que ajudam na tomada de decisão.

BPO financeiro x Terceirização

O conceito de BPO e terceirização da gestão financeira são bastante parecidos, afinal, se trata da contratação de profissionais externos da empresa para o desenvolvimento de um trabalho.

No entanto, existem graus de diferença.

A primeira delas é o nível de especialização, já que para atuar como BPO, é preciso ser um profissional especialista e que seja focado não somente na entrega, mas na qualidade e na execução dos projetos.

A segunda delas é a localização dos serviços prestados. Boa parte das empresas de BPO financeiro, atuam, por exemplo, de maneira remota. Isso permite muito mais agilidade nas entregas. Além disso, o atendimento passa a ser com profissionais especialistas que não precisam ser reduzidos aos que estão em uma região, podendo ser de qualquer parte do estado ou até mesmo do país.

O terceiro ponto são os custos e investimentos. Como no BPO financeiro o foco é na redução de custos e gestão do tempo, graças às tecnologias e ferramentas utilizadas pelos profissionais, contribuindo para uma maior segurança nos projetos e menores taxas de erro.

Quais são as vantagens do BPO Financeiro?

Empresas que buscam por serviços de BPO, na maioria das vezes, estão em busca de um time de especialistas, que seja capaz de assumir e gerir estrategicamente o setor - seja do backoffice ou do front-office.

Além do know-how, a empresa BPO precisa realizar entregas que possam agregar valor à toda operação do contratado, em forma de conhecimento especializado, inovação de processos e tecnologia.

E por isso, os negócios que contam com esse tipo de serviço conseguem alcançar vantagens competitivas de mercado como:

• o gestor consegue se dedicar ao negócio de maneira integral;
• maior segurança financeira de toda a empresa;
• suporte especializado para as áreas administrativas, tributárias e financeiras;
• apoio ferramental em entregas que permitem um olhar mais análitico em gráficos e relatórios;
• planejamento estratégico;
• tomada de decisão em investimentos mais prática e análitica;
• Profissionais com maior conhecimento a um custo menor, pois o custo de gestão, treinamento, retenção do time fica para a empresa que oferece o BPO.

Como funciona o BPO financeiro?

É claro que não existe um único modelo, tanto de empresa que presta serviços BPO quanto também o empreendimento que contrata os serviços, afinal, o porte, segmento e demais especificidades devem ser fundamentais para direcionar quais os serviços são necessários.

Assim, o ideal é que a empresa contratada possa personalizar os seus serviços de acordo com as características de quem está precisando dos serviços, para, a partir daí, oferecer as soluções que vão tornar o gerenciamento financeiro mais prático.

A partir daí, os especialistas entram em ação e, apoiados de softwares financeiros que favorecem a automatização de processos, conseguem realizar as entregas, levando em consideração as dificuldades específicas.

Dessa forma, a gestão consegue ter uma clareza de quais são os cenários a curto, médio e longo prazo, alertando-a para as melhores práticas.

Todo esse suporte é direcionado para líderes que enfrentam desafios diários, como:

• entendimento superficial dos processos financeiros;
• estão sobrecarregados com a produção e gestão de suas equipes;
• aumentar a lucratividade do negócio;
• dividir o foco entre gestão e o infonegócio;
• baixa previsibilidade de caixa;
• dificuldade em mensurar a quantidade de vendas necessárias para gerar lucro;
• receio em assumir novos custos fixos, mesmo quando negócio está claramente precisando deles;

Quais entregas estão relacionadas ao serviço de BPO?

A forma como as entregas serão realizadas variam de acordo com as características do contratante. No entanto, de maneira geral, podemos dividi-las em três momentos diferentes:

#1 Onboarding 

Na etapa de integração, o BPO financeiro deve conhecer a fundo a gestão contábil da empresa, mapeando cada processo e tarefa, bem como tomar nota do histórico até o momento.

Somente com essa etapa será possível propor mudanças ferramentais, sistêmicas, controles e acompanhamentos que possam corresponder a um cenário realístico. 

Toda essa preparação ajudará a equipe a entender qual é o cenário atual e para onde está caminhando, com base na operação. Além disso, será preciso um alinhamento das expectativas para melhor entendimento de todos os envolvidos. Dessa forma, é possível evitar conflitos de interesse e total segurança.

#2 Ongoing

Alinhados todos os processos chegou a hora de iniciar a operação. É nesse momento que o time de especialistas assume as rotinas financeiras, contábeis e fiscais, dependendo do tipo BPO contratado.

Como pontuado anteriormente, não existe um único modelo de BPO financeiro, no entanto, de maneira geral, os serviços que são executados nesta etapa costumam ser:

• conciliação bancária;
• controle de contas a pagar e receber;
• projeção do fluxo de caixa semanal;
• organização dos documentos financeiros;
• emissão de notas fiscais;
• agendamento de pagamentos;
• apoio na abertura de contas correntes da empresa;
• análise de indicadores financeiro;
• emissão de boletos bancários;

#3 Suporte

A partir das entregas estratégicas apontadas anteriormente, é responsabilidade do BPO financeiro realizar uma gestão ativa e eficaz, que permita ações seguras nas tomadas de decisão.

Com esse suporte, é possível antever problemas - mas também oportunidades - levando base a saúde financeira da empresa e o histórico dela para determinadas campanhas, dias do mês ou momentos do ano, por exemplo.

Dessa forma, é possível realizar intervenções e tomar decisões que vão gerar mais impacto positivo e ainda dentro das normas do mercado e da legislação.

Ferramentas de BPO

As empresas de BPO financeiro contam com um leque de ferramentas que variam de acordo com o cenário de gestão do cliente, que variam desde os valores envolvidos, até as soluções específicas.

Algumas dessas ferramentas que estão presentes no Brasil são:

Ferramenta de BPO financeiro: Conta Azul

Uma das mais utilizadas no mercado, a plataforma da Conta Azul realiza rotinas de atendimento, contábil e fiscal de maneira automatizada e integrada, aumentando a produtividade  nas práticas diárias que envolvem emissão de notas fiscais, relatórios de fluxo de caixa, emissão de boletos etc.

Ferramenta de BPO financeiro: PlayBPO

O software para BPO financeiro da PlayBPO é pensado e desenvolvido aqui no Brasil, o que ajuda bastante a lidar com o nosso cenário burocrático.

Como o objetivo da plataforma é desburocratizar, ela ajuda no controle de tarefas, gerenciando e analisando a rentabilidade enquanto troca as informações com o cliente de maneira segura e eficaz.

Pensando em terceirizar sua área financeira? Veja como escolher uma empresa de BPO 

Como pontuado no início deste artigo, a prática do BPO financeiro tem ganhado cada vez mais mercado, e por conta disso, existem muitas empresas disponíveis no mercado.

Para escolher um bom BPO, o primeiro passo é encontrar um em que seja possível confiar, afinal, são dados sensíveis das marcas que estamos falando. Para isso, tenha em um contrato específico quanto aos papéis e responsabilidades de cada um dos envolvidos.

Dentre os cuidados que precisam estar bem definidos, os principais são:

• segurança nos dados da empresa ao utilizar ferramentas;
• garanta que os valores e práticas sejam definidos de acordo com as particularidades da empresa, garantindo personalização para o suporte;
• processos de validação do fluxo financeiro em mais de um nível;
• comunicação clara e com práticas alinhadas e definidas para cada tema.

A dica final é verificar o histórico do escritório de BPO, para se certificar da idoneidade. Nesse caso, confira quem são os atuais e antigos clientes e pegue referências.

Quanto custa serviços de BPO financeiro?

Na maioria das vezes, o custo da contratação do BPO financeiro varia de acordo com as funções e o nível das transações da empresa.

No entanto, é preciso focar no custo-benefício. Para isso, compare o custo anual do serviço pretendido com o custo da contratação de um ou mais funcionários para o time do financeiro e valide se realmente vale a pena.

Invista seu tempo naquilo que te dá mais retorno 

As empresas de BPO financeiro, com a ajuda de especialistas, são focadas em otimizar a gestão contábil e financeira das empresas.

Esse movimento tem crescido dentro dos negócios de todos os portes, pois graças ao baixo custo e aos vários benefícios, essa prática se tornou fundamental entre as marcas, principalmente aquelas que desejam crescer.

Para acelerar o crescimento financeiro do seu negócio conheça as nossas soluções de BPO.